Wer seine Steuererklärung vorbereitet, fragt sich oft zuerst: Welche Unterlagen brauche ich überhaupt? Genau hier passieren in der Praxis viele Fehler. Manche Menschen sammeln zu wenig, andere legen Unterlagen bei, die das Finanzamt gar nicht verlangt. Dabei lässt sich die Steuererklärung in Österreich meist deutlich einfacher vorbereiten, wenn man von Anfang an weiß, welche Formulare, Nachweise und Angaben wirklich wichtig sind.
Entscheidend ist zuerst die Frage, ob Sie eine Arbeitnehmerveranlagung oder eine Einkommensteuererklärung machen. Danach geht es darum, die passenden Unterlagen ordentlich zu sammeln. Das spart Zeit, verhindert Rückfragen und hilft dabei, Werbungskosten, Sonderausgaben oder außergewöhnliche Belastungen nicht zu übersehen.
Diese Unterlagen sind grundsätzlich wichtig
Für die meisten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ist die Arbeitnehmerveranlagung der richtige Weg. Wer hingegen selbstständig ist oder andere steuerpflichtige Einkünfte erklären muss, braucht in der Regel die Einkommensteuererklärung. Dadurch ändert sich nicht nur das Formular, sondern oft auch die Art der Unterlagen, die vorbereitet werden sollten.
Zuerst klären, welche Erklärung Sie abgeben
Bevor Sie Belege sortieren oder Formulare ausfüllen, sollten Sie klären, welche Erklärung für Sie überhaupt passt. Das ist der wichtigste erste Schritt, weil sich daraus ergibt, welche Unterlagen später wirklich benötigt werden.
Arbeitnehmerveranlagung oder Einkommensteuererklärung?
Wenn Sie lohnsteuerpflichtig beschäftigt sind oder eine Pension beziehen, ist meistens die Arbeitnehmerveranlagung relevant. Dafür wird in Österreich üblicherweise das Formular L1 verwendet. Wenn Sie hingegen betriebliche Einkünfte haben, also zum Beispiel selbstständig tätig sind, kommt in der Regel die Einkommensteuererklärung mit dem Formular E1 infrage. Je nach Fall können zusätzlich weitere Beilagen notwendig sein.
Diese Basisdaten sollten Sie bereitlegen
Auch wenn nicht jede Steuererklärung dieselben Nachweise braucht, gibt es einige Angaben, die fast immer hilfreich sind. Wer diese Daten gleich zu Beginn vorbereitet, kommt später deutlich schneller durch den gesamten Ablauf.
Zugang zu FinanzOnline und persönliche Daten
Wenn Sie die Erklärung online machen möchten, ist ein funktionierender Zugang zu FinanzOnline besonders praktisch. Zusätzlich sollten Ihre persönlichen Daten aktuell sein, also etwa Name, Adresse und Sozialversicherungsnummer. So vermeiden Sie unnötige Rückfragen oder Verzögerungen bei der Bearbeitung.
Aktuelle Bankverbindung für eine mögliche Gutschrift
Kommt es zu einer Gutschrift, wird diese auf das beim Finanzamt hinterlegte Konto überwiesen. Darum ist es sinnvoll, die aktuelle Bankverbindung griffbereit zu haben und zu prüfen, ob sie in FinanzOnline noch stimmt. Gerade bei älteren Kontodaten wird dieser Punkt oft übersehen.
Überblick über Einkommen und Besonderheiten im Jahr
Hilfreich ist auch ein kurzer Jahresüberblick: Gab es mehrere Dienstverhältnisse, AMS-Bezüge, Krankengeld, Auslandsbezüge oder andere Besonderheiten? Solche Punkte können Einfluss darauf haben, welche Angaben gemacht werden müssen und welche Nachweise später wichtig werden.
Diese Unterlagen müssen Sie meist nicht mitschicken
Ein häufiger Irrtum ist, dass Lohnzettel oder sämtliche Rechnungen gleich mitgeschickt werden müssen. Genau das ist in vielen Fällen nicht nötig. Trotzdem sollten die Unterlagen keinesfalls weggeworfen werden.
Welche Nachweise Sie je nach Fall brauchen
Welche Unterlagen konkret notwendig sind, hängt davon ab, was Sie in der Steuererklärung geltend machen möchten. Wer nur den Standardfall abwickelt, braucht deutlich weniger als jemand mit Kindern, Pendlerpauschale oder außergewöhnlichen Belastungen. Darum lohnt es sich, die Unterlagen nach Themen zu sortieren.
Werbungskosten
Werbungskosten betreffen beruflich veranlasste Ausgaben. Dazu zählen je nach Situation etwa Arbeitsmittel, Fachliteratur, Fortbildungen oder bestimmte berufliche Fahrten. Wichtig ist, dass Sie passende Rechnungen, Zahlungsnachweise oder Bestätigungen aufbewahren, auch wenn diese normalerweise nicht sofort mit der Erklärung mitgeschickt werden.
Typische Unterlagen bei Werbungskosten
Praktisch sind zum Beispiel Rechnungen über Arbeitsmittel, Kursbestätigungen für Fortbildungen, Nachweise über berufliche Mitgliedsbeiträge oder andere Unterlagen, aus denen der berufliche Zusammenhang klar hervorgeht. Je besser die Unterlagen geordnet sind, desto einfacher lässt sich später alles nachvollziehen.
Sonderausgaben
Auch bei Sonderausgaben denken viele zuerst an Papierbelege. In Österreich werden jedoch bestimmte Sonderausgaben mittlerweile automatisch an die Finanzverwaltung übermittelt. Das macht die Erklärung in vielen Fällen einfacher, weil diese Beträge nicht mehr extra eingetragen werden müssen.
Was oft automatisch erfasst wird
Bestimmte Spenden, Kirchenbeiträge und Beiträge zur freiwilligen Weiterversicherung in der gesetzlichen Pensionsversicherung werden oft direkt elektronisch übermittelt. Trotzdem ist es sinnvoll, die eigenen Unterlagen kurz zu prüfen, damit Sie sehen, ob die Daten vollständig erfasst wurden oder ob in Ihrem Fall doch noch zusätzliche Angaben nötig sind.
Familie und Kinder
Sobald Kinder, Familienbonus Plus, Unterhaltsabsetzbetrag oder kindbezogene außergewöhnliche Belastungen eine Rolle spielen, reichen die allgemeinen Angaben oft nicht mehr aus. Dann wird meist eine zusätzliche Beilage benötigt.
Dafür brauchen Sie meist die Beilage L1k
Für viele familienbezogene Angaben ist in Österreich die Beilage L1k vorgesehen. Sinnvoll sind dafür Unterlagen, aus denen Kinderdaten, Familienbeihilfe, Unterhaltszahlungen oder besondere kindbezogene Belastungen nachvollziehbar werden. Vor allem bei mehreren Kindern sollte man die Unterlagen sauber getrennt vorbereiten.
Außergewöhnliche Belastungen
Zu den außergewöhnlichen Belastungen zählen je nach Fall zum Beispiel Krankheitskosten, Pflegekosten oder andere besondere Ausgaben. Hier ist eine gute Dokumentation besonders wichtig, weil das Finanzamt bei Rückfragen nachvollziehen können muss, worum es sich genau handelt.
Diese Nachweise sollten Sie bereithalten
Hilfreich sind etwa Rechnungen, Zahlungsbelege, ärztliche Bestätigungen, Pflege-Nachweise oder andere Unterlagen, die die Belastung belegen. Für außergewöhnliche Belastungen ist oft zusätzlich die Beilage L1ab relevant. Wer solche Kosten geltend machen möchte, sollte seine Unterlagen daher besonders ordentlich sammeln.
Pendlerpauschale und Pendlereuro
Auch beim Pendlerpauschale sollten Unterlagen nicht einfach nur geschätzt werden. Entscheidend ist die Berechnung über den Pendlerrechner. Das Ergebnis sollte sauber aufbewahrt werden, falls das Finanzamt später einen Nachweis sehen möchte.
Den Ausdruck aus dem Pendlerrechner nicht vergessen
Wenn das Pendlerpauschale oder der Pendlereuro nicht bereits über die laufende Lohnverrechnung berücksichtigt wurde, sollten Sie den Ausdruck aus dem Pendlerrechner aufbewahren. Dieser Ausdruck muss auf Verlangen dem Finanzamt vorgelegt werden können. Auch ein PDF kann dafür sinnvoll sein, wenn kein Ausdruck auf Papier vorhanden ist.
Wichtiger Grundsatz bei allen Belegen
Auch wenn viele Unterlagen nicht gleich mitgeschickt werden müssen, sollten Sie alle relevanten Belege gut aufheben. Wer sauber sammelt, spart sich bei einer späteren Ergänzungsaufforderung viel Stress und hat alle Nachweise sofort griffbereit.
Checkliste und häufige Fragen
Damit bei der Vorbereitung nichts untergeht, hilft eine einfache Checkliste. So sehen Sie auf einen Blick, was Sie wirklich brauchen und was Sie nur für den Notfall aufheben sollten.
Checkliste für die Steuererklärung
- Prüfen, welche Erklärung nötig ist: Arbeitnehmerveranlagung mit L1 oder Einkommensteuererklärung mit E1.
- Persönliche Daten bereitlegen: Name, Adresse, Sozialversicherungsnummer und gegebenenfalls Zugang zu FinanzOnline.
- Bankverbindung prüfen: Damit eine mögliche Gutschrift richtig überwiesen werden kann.
- Jahresüberblick notieren: Mehrere Jobs, AMS, Krankengeld, Auslandsbezüge oder andere Besonderheiten festhalten.
- Werbungskosten sammeln: Rechnungen, Bestätigungen und Zahlungsnachweise zu beruflichen Ausgaben bereithalten.
- Sonderausgaben prüfen: Kontrollieren, ob Spenden oder Kirchenbeiträge automatisch übermittelt wurden.
- Kinder-Unterlagen ordnen: Bei Familienbonus Plus, Unterhalt oder kinderbezogenen Belastungen an die Beilage L1k denken.
- Außergewöhnliche Belastungen dokumentieren: Rechnungen und Belege für Krankheit, Pflege oder ähnliche Kosten sammeln, bei Bedarf mit L1ab.
- Pendlerrechner-Ergebnis sichern: Ausdruck oder PDF für Pendlerpauschale und Pendlereuro aufbewahren.
- Belege nicht ungeprüft mitschicken: In vielen Fällen müssen sie nicht beigelegt werden, aber sie sollten sieben Jahre aufbewahrt werden.
Häufige Fragen zur Steuererklärung
Muss ich den Lohnzettel mitschicken?
Nein, in der Regel nicht. Der Lohnzettel wird vom Arbeitgeber oder von der pensionsauszahlenden Stelle direkt an das Finanzamt übermittelt. Für die eigene Kontrolle kann es trotzdem sinnvoll sein, die Daten in FinanzOnline anzusehen oder Unterlagen griffbereit zu haben.
Muss ich Rechnungen und Belege sofort hochladen oder beilegen?
Meistens nicht. Für Werbungskosten, Sonderausgaben oder außergewöhnliche Belastungen sollen Belege normalerweise nicht gleich mitgeschickt werden. Sie müssen aber aufbewahrt werden, damit sie auf Verlangen des Finanzamts vorgelegt werden können.
Welche Formulare brauche ich zusätzlich zum L1 oder E1?
Das hängt vom Fall ab. Für viele kinderbezogene Themen wird die Beilage L1k verwendet. Für außergewöhnliche Belastungen ist häufig die Beilage L1ab wichtig. Bei anderen Einkunftsarten oder besonderen Sachverhalten können weitere Beilagen notwendig sein.
Werden manche Daten automatisch übernommen?
Ja, bestimmte Sonderausgaben wie manche Spenden oder Kirchenbeiträge werden häufig automatisch elektronisch an die Finanzverwaltung übermittelt. Trotzdem lohnt sich ein kurzer Kontrollblick, damit keine wichtigen Angaben fehlen.
Wie lange sollte ich Unterlagen aufheben?
Relevante Belege sollten sieben Jahre lang aufbewahrt werden. Das ist wichtig, falls das Finanzamt später Nachweise anfordert oder Rückfragen zur Erklärung stellt.
