Darum sind elektronische Fahrtenbücher die bessere Alternative
Fahrtenbücher sind nicht nur wichtig, um die geleisteten Fahrzeiten zu kontrollieren, denn auch das Finanzamt kann diese Dokumente anfordern, um Leistungen zu prüfen. Doch oft kommt es zu Fehlern bei der Nutzung eines Fahrtenbuches, zum Beispiel dann, wenn vergessen wird, die gefahrenen Kilometer oder die Betriebszeit richtig einzutragen.
Mit dem elektronischen Fahrtenbuch wird die Dokumentation nun optimiert und vereinfacht, sodass keine Fehler oder Lücken entstehen und jede Fahrt schnell und zuverlässig nachvollzogen werden kann. Doch warum ist das elektronische Fahrtenbuch die bessere Lösung zur herkömmlichen Methode?
Fahrtenbücher gehören zum beruflichen Alltag
In vielen Branchen sind Arbeitnehmer dazu verpflichtet, Fahrtenbücher nach den rechtsgültigen Vorschriften anzufertigen. Dies kostet im beruflichen Alltag oft viel Zeit. Es sind nicht nur die Führer von Lastkraftwagen oder Außendienstmitarbeiter, die ein Fahrtenbuch führen müssen, auch Unternehmensinhaber und Gründer, die ihren Firmenwagen auch privat nutzen, müssen dem zuständigen Finanzamt auf Nachfrage ein ordentlich geführtes Fahrtenbuch vorlegen können, wenn der PKW von der Steuer abgesetzt werden soll.
Im beruflichen Alltag, der oftmals mit viel Stress und immer neuen Anforderungen einhergeht, kann es jedoch dazu kommen, dass man vergisst, das Fahrtenbuch ordnungsgemäß zu führen. Die Alternative zum klassischen Fahrtenbuch ist daher ein digitales Fahrtenbuch, dass alle wichtigen Angaben selbstständig und korrekt ausführt. So kann man sich vollkommen auf andere Aufgaben konzentrieren und hat dennoch alle benötigten Angaben jederzeit zur Hand.
Wie funktionieren elektronische Fahrtenbücher?
Es gibt unterschiedliche Varianten der elektronischen Fahrtenbücher, die zum Beispiel als kleines Gerät im Auto installiert werden können, werden alle Fahrten mit Hilfe eines GPS Trackers automatisch erfasst. Die Daten werden über eine integrierte SIM Karte entweder in einer Cloud oder auf einer passenden APP übermittelt und gespeichert.
Der Fahrer hat dann die Möglichkeit, diese Fahrten zu kategorisieren und diese als Privatfahrt oder geschäftliche Fahrt zu deklarieren. Auch können weitere Informationen zu dieser Fahrt notiert werden.
Die Informationen, die oft automatisch nach den Regeln der Finanzämter geführt werden, können nicht nachträglich verändert oder manipuliert werden, sodass die Behördung Zugang zu den korrekten Informationen erhalten können.
Welche Vorteile hat das elektronische Fahrtenbuch gegenüber der klassischen Variante?
In Zeiten der Digitalisierung ist es klar, dass auch das Führen von Fahrtenbücher durch GPS Tracker vereinfacht und datensicher gemacht wird. Dies bietet den Fahrern einige Vorteile, die den Arbeitsalltag vereinfachen können.
Einfache Anwendung
Das elektronische Fahrtenbuch ist ein kleines Gerät, dass unkompliziert im Fahrzeug angebracht werden kann und mittels GPS Tracker und SIM Karte alle wichtigen Informationen zur Fahrt aufzeichnen kann. Durch die einfache Datenübertragung lassen sich Fahrtzeiten und Kilometer ganz einfach in eine Tabelle übertragen, sodass alle Daten übersichtlich aufgelistet sind. In einer App können die Informationen eingesehen und auch direkt an die zuständige Behörde übermittelt werden.
Nicht nur für Unternehmen und Selbstständige wird die Führung eines Fahrtenbuches so vereinfacht, auch für Fahrer wird der Arbeitsaufwand deutlich verringert und vereinfacht.
Nachweise einer ganzen Flotte
Wenn Unternehmer nicht nur die Daten eines Fahrzeuges erfassen müssen, sondern gleich mehrere Fahrzeuge unterwegs sind, deren Daten aufgenommen werden sollen, kann das elektronische Fahrtenbuch mehr Übersicht bringen. Dank eines elektronischen Fahrtenbuches können nicht nur alle Daten rechtskonform gespeichert werden, sondern auch Lücken oder Unklarheiten schnell geprüft und die internen Prozesse optimiert werden.
Weniger Zeit für die Erfassung von Fahrtzeiten
Fehler werden verhindert
Es kam immer wieder vor, dass bei Eintragungen im klassischen Fahrtenbuch Fehler passierten. Von falschen Uhrzeiten bis hin zu falschen Kilometerzahlen, das händische Ausfüllen eines Fahrtenbuches bietet viele Fehlerquellen. Solche Fehler können zu Schwierigkeiten führen, wenn das Finanzamt diese Bücher überprüft.
Mit einem elektronischen Fahrtenbuch, dass digital und selbstständig wichtige Informationen korrekt dokumentiert, werden diese Fehler in Zukunft nicht mehr passieren.
Genauigkeit und Vollständigkeit
Um ein Fahrtenbuch korrekt zu führen, sind einige wichtige Informationen nicht zu vergessen. Als Fahrer muss unbedingt darauf geachtet werden, diese Informationen zeitnah und korrekt zu erfassen. Dies kann im stressigen Berufsalltag aber manchmal nicht möglich sein.
- Start und Zielort
- Uhrzeit der Fahrt
- Datum
werden digital vom elektronischen Fahrtenbuch erfasst. Der Fahrer muss dann nur noch Angaben wie Grund der Fahrt, Name des Fahrers, Kennzeichen des Fahrzeugs und Kilometerstand des Fahrzeuges, sowie eventuelle Tankstopps, sowie begründete Umwege zeitnah ergänzen, um alle wichtigen Informationen beisammen zu haben.
Wichtig:
Wenn Informationen ergänzt werden, bleiben diese Änderungen bestehen und für das Finanzamt sichtbar.
Übersichtliche Dokumentation
Gegenüber der händischen Dokumentation von Fahrten ist die Dokumentation aller wichtigen Daten in einem elektronischen Fahrtenbuch deutlich übersichtlicher. Auf einem Blick kann der Fahrer, der Unternehmensleiter und auch das Finanzamt alle wichtigen Informationen erfassen und auch nach mehreren Monaten nachvollziehen, welche Fahrten wann und in welchem Zeitraum getätigt wurden.
Optimierung der Arbeitsabläufe
Da alle Fahrzeugbewegungen digital erfasst werden und Informationen immer und überall aufgerufen werden können, lassen sich Abläufe im Arbeitsalltag stetig optimieren. Mit Hilfe der App können die getätigten Fahrten analysiert werden, die Routen optimiert werden oder auch die Zeiten für geplante Routen angepasst werden.
Datenschutz
Die Anbieter sorgen dafür, dass alle Aufzeichnungen nach den Anforderungen des Datenschutzes gespeichert werden. So haben nur die Personen Zugriff auf die sensiblen Daten, denen Zugriff gewährt wird, wie zum Beispiel Fahrer, Disponenten oder das Finanzamt.
Nachhaltigkeit
Gerade wenn ein Betrieb viele Fahrtenbücher schreiben lassen muss, kann sich das auf die Öko-Bilanz auswirken. Mit der digitalisierten Variante kann man nicht nur Zeit und Geld einsparen, sondern auch wertvolle Ressourcen schonen.
Auch im Büro bleibt es übersichtlich, was sich gerade in großen Unternehmen mit einer großer Flotte an Fahrzeugen bemerkbar machen wird. Durch die Digitalisierung der Fahrtenbücher bleibt das Papierchaos aus und alle benötigten Daten können ganz einfach in der App oder in der Cloud aufgerufen werden.
Worauf sollte man achten, wenn man ein elektronisches Fahrtenbuch nutzen möchte?
Es sprechen viele Gründe dafür, auch bei der Dokumentation eines Fahrtenbuches auf die digitale Variante umzusteigen. Um eine lückenlose und nach den aktuellen Gesetzen geltende Dokumentation erstellen zu können, müssen Nutzer auf einiges achten.
Ist das elektronische Fahrtenbuch an die Vorgaben des Finanzamtes angepasst?
Um die Dokumentation für die Berechnung der Steuer geltend zu machen, muss das digitale Fahrtenbuch den Anforderungen des Finanzamtes entsprechen. Da es aktuell keine allgemeine Empfehlung der Behörden gibt, die besagen, welche elektronischen Fahrtenbücher anerkannt werden, lohnt es sich, bei der zuständigen Behörde nachzufragen.
Tipp: Es kann sinnvoll sein, im ersten Jahr noch ein händisches Fahrtenbuch zu führen, falls das Finanzamt die digitale Dokumentation nicht anerkennen möchte. Wurde die digitale Dokumentation anerkannt, kann sie auch im kommenden Jahr alleine geltend gemacht werden.
Welche Funktionen bietet das Fahrtenbuch?
Es sollte vor dem Kauf darauf geachtet werden, wie die Dokumentation gestaltet werden kann, zum Beispiel, ob diese von verschiedenen Fahrern genutzt werden kann und welche Informationen automatisch erfasst werden und welche Informationen von Hand eingegeben werden müssen.
Wie werden die Dokumente gespeichert und vermittelt?
Einige Anbieter speichern die Daten direkt in einer App, andere sammeln die Informationen in der Cloud. Hier können Nutzer wählen, welche Variante für den persönlichen Gebrauch angenehmer ist.
